會議接待方案

一、會前籌備工作

1、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

2、發(fā)放會議通知和會議日程。

3、選擇會場。

二、會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
　　1、根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。

2、門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。

3、會場內(nèi)花卉的擺放。

4、桌面上如需擺放茶杯、礦泉水，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

5、調(diào)試燈光、音箱、話筒、入場音樂、電腦、幻燈片、音像設(shè)備。

6、攝影師的位置、攝影所需椅子等。
　　三、坐席的配置

坐席的配置要適合會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
　　1、圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
　　2、口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
　　3、教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
　　四、會議資料的準(zhǔn)備

會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
　　五、會議前的接待禮儀。
　　1、會前檢查。
　　這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。

2、提前進入接待崗位。
　　接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
　?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
　?、谝?。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
　?、劢哟?。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
　　六、會議中的服務(wù)禮儀
　　會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。及時為其清理桌面垃圾。

七、會后服務(wù)
　　會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好會后處理工作。
　　1、清理會議文件。根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。

2、整理會議紀(jì)要。

3、新聞、信息報道。