摘要:會議接待方案
關(guān)鍵詞:會議接待方案會議接待方案
一、會前籌備工作
1、根據(jù)會議規(guī)模,確定接待規(guī)格。
2、發(fā)放會議通知和會議日程。
3、選擇會場。
二、會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
1、根據(jù)會議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅。
2、門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。
3、會場內(nèi)花卉的擺放。
4、桌面上如需擺放茶杯、礦泉水,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。
5、調(diào)試燈光、音箱、話筒、入場音樂、電腦、幻燈片、音像設(shè)備。
6、攝影師的位置、攝影所需椅子等。
三、坐席的配置
坐席的配置要適合會議的風(fēng)格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
1、圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做,來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置,企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
2、口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
3、教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。
四、會議資料的準(zhǔn)備
會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
五、會議前的接待禮儀。
1、會前檢查。
這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。
2、提前進入接待崗位。
接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。如需要發(fā)放資料,應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
?、谝?。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
?、劢哟?。與會者坐下后,接待人員應(yīng)遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù)。
六、會議中的服務(wù)禮儀
會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者,以便及時為其添茶水。及時為其清理桌面垃圾。
七、會后服務(wù)
會議結(jié)束后,全部接待人員應(yīng)分工明確地做好會后處理工作。
1、清理會議文件。根據(jù)保密原則,回收有關(guān)文件資料。
2、整理會議紀(jì)要。
3、新聞、信息報道。
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