一個會議室到底能坐多少聽眾，這由會議室的大小和形狀、座位的擺放方式、出人口的位置、會議室內是否有柱子等因素來決定，同時也受參會的殘障人士專用通道的多少影響。會展座位數量的確定非常重要，幾乎所有的酒店和會議中心在對外的宣傳資料中都會列明不同規(guī)格的會議室能容納的人數。只要不是固定座位，會議室是可以隨客戶的要求調節(jié)座位的擺放的，因此同一個會議室可以組合成千變萬化的會議模式。許多的酒店會采用計算機技術來完成設計，一般應用的軟件包括：PCMA、Meeting Matrix和Room Viewer等。PCMA是專業(yè)會議管理協(xié)會的簡稱，他們設計了一種激光設備對會議室進行測量，打印平面圖，進而確定會議布置空間的大小。經PCMA測量和核定了座位數量的會議室可以在廣告上使用PCMA的印章。 一般的會議室功能區(qū)包括主席臺、聽眾區(qū)和發(fā)言區(qū)。部分會議室則不作明確區(qū)分，如圓桌會議室和會見式會議室。會場的布置類型可以是標準化的，也可以是個性化的。一般的標準化類型有：

1．劇院式

劇院式的擺放方式與電影院基本相同(見下圖)，正前方是主席臺，面向主席臺的是一排排的觀眾(聽眾)席，觀眾席座位前一般不設桌子。劇院式的布置適合于例會和大型代表會等不需要書寫和記錄的會議類型。

2．課堂式

課堂式與劇院式相似，不同的是課堂式的座位前方會擺放桌子以方便參會人員書寫。也有一些劇院式會議廳采用座椅邊隱蔽式或折疊式寫字臺為參會者提供方便，我們把這種形式的布置也歸于課堂式。課堂式的布置適合用于專業(yè)學術機構舉辦的、具有培訓性質的三亞會議。

3．宴會式

宴會式是由大網桌組成，每個圓桌可坐5～12人。宴會式布置一般用于中餐宴會和培訓會議。在培訓性會議中，每個圓桌只會安排6人左右就座，這樣有利于同桌人的互動和交流。

4．雞尾酒式

雞尾酒式的布置比較靈活，沒有一個固定的模式。雞尾酒會一般不安排或僅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走動交流。雞尾酒式場地布置所能容納的人數僅次于劇院式。

5。U形

U形是指會議桌擺設成一面開口的U字形狀，椅子放置在U字形辦公桌周圍；如需投影，投影機可以放在U形的開口處。相對于同一面積的會議室，這種形式的擺式所能容納的人數最少。U形布置一般適合小型的、討論型的會議。

6．董事會形

董事會形也稱為中空形(見下圖)，會議桌擺成一個封閉的“口”字形狀，椅子放置在“口”的外圍。董事會形一般也只是用于小型的會議。

除了以上常見的會場布置類型外，還會出現如T形、E形、多U形等。不管采用何種形式，會議室布置的目的都是為會議服務的，或方便進出、或增強溝通、或傳遞信息，在布置前一定要與會議策劃者詳細探討。

在會場布置中還有一個重要的內容需要考慮…座位的編排。在一個嚴肅的會議上，座位是身份和地位的象征，不可隨意亂坐。按國際慣例：右手邊為七為主為大，左手邊為下為次為??；距離主位越近，其席次和席位就越高；距離主位越遠。其席次和席位就越低。根據這個原則，可以將座位進行編號，座位編號的方法是：首先確定主席臺上是否放置座位，一般規(guī)格較高的會議可在主席臺上安排主人和重要嘉賓就坐，第一嘉賓位(或主人位)通常位于主席臺的正中。其次確定會議主持人座位，主持人座位可以靠近演講臺，以方便出入。然后再確定其他嘉賓和VIP聽眾座位。有時會議嘉賓沒有分成三五九等，則可隨嘉賓的意愿落座，主辦方不用特意安排。最后是編排一般聽眾座位號，如無特殊要求．可讓聽眾隨意選擇座位。

中小型的會議室，特別是酒店里的會議室地面通常會鋪設地毯，這一方面是為了美觀，另一方面可以降低行走時發(fā)出的噪音。大型會議室在主通道和主席臺上鋪設地毯，地毯顏色以紅色為主．其目的是提升會議氣氛。